Mapas de procesos para las organizaciones y emprendimientos

Mapas de procesos para las organizaciones y emprendimientos
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Contenido

Qué es un mapa de procesos

El mapa de procesos es una herramienta que facilitan el entendimiento de cómo se hacen las cosas en cualquier organización o emprendimiento. Es una forma visual de controlar lo que acontece. Su principal función es dar respuesta a estas preguntas:

  1. ¿Qué eventos ocurren en mi organización?
  2. ¿Cómo ocurren esos eventos?
  3. ¿Porque ocurren determinados eventos en una organización?
  4. ¿Cuándo deben ocurren determinados eventos en una organización?

La definición de Mapa de Procesos es un conjunto de actividades o eventos secuenciales, que le dan sentido, orden y lógica a cualquier proceso. Que en el caso puntual de un emprendimiento o empresa en fase temprana un mapa de procesos es:

‘Un conjunto de actividades secuenciales encaminadas a la entrega de un producto o servicio a entera satisfacción de un cliente’

Como su nombre lo indica, un mapa de procesos, es un tipo de guía o brújula; un derrotero que nos ilustra el “hacer” de las cosas, desde una mirada de la efectividad (mínimo tiempo por mínimos recursos). Gracias a este instrumento puedes hacer evidentes los procesos y así entender o hacer “visible” lo que desconoces.

 

Objeto de un mapa de proceso

Un mapa de procesos te permite entender cuáles son las debilidades y puntos críticos en la organización o emprendimiento. Luego, con base en ello tomar las mejores decisiones encaminadas a la optimización, mejoramiento o rediseño de los procesos. 

 

Beneficios del mapa de procesos:

  • Documentar y mejora la comprensión, el control de calidad y la capacitación de los empleados.
  • Estandariza los procesos para obtener una eficiencia y reproducibilidad óptima.
  • Permite estudiar los procesos para alcanzar su eficiencia y mejora.
  • Ayuda a mostrar los pasos innecesarios, cuellos de botella y otras ineficiencias.
  • Crea un proceso nuevo o contribuye a modelar uno mejor.
  • Comunica y facilita la comprensión de los procesos al interior de la empresa, emprendimiento u organización, aun para personas no familiarizadas.

Cómo se construye un mapa de procesos

El punto de partida para la realización de un mapa de procesos es, en primer lugar, bocetarlo, esquematizarlo y describir sus componentes. Es decir, se inicia por determinar el tipo de proceso que se va a mapear. Hay 3 tipos posible de proceso: operacional, estratégico o de soporte.

Luego de esto se listan las actividades claves o entradas que brindan un valor final a un producto o servicio. Algo importante es que los procesos operacionales se deben graficar de izquierda a derecha, en orden de lectura, nunca al contrario. Mientras que los estratégicos y de soporte se pueden hacer en forma de círculo, porque son procesos que suelen ser cíclicos; ahora bien, estos últimos suelen ser complementarios a los procesos operativos.

Autor:

Área de comunicaciones y Carolina Montoya – desarrolladora Dimensión Operativa

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